Monday, July 4, 2016

Bagian Dalam Suatu Event Musik Atau Festival Musik Yang Penting Diketahui

Event musik sudah tidak asing bagi setiap orang. semua kegitan musik yang ditampilkan di panggung sudah merupakan event musik. bila menghadiri sebuah event musik besar, kita seringkali bertanya dalam hati, bagaimana proses penyelenggaraan event ini sehingga bisa semegah ini. Saya selaku penulis pernah menjadi crew dalam sebuah event musik besar, semasa proses persiapan sampai selesainya event, saya melakukan bagian tugas yang menjadi tanggung jawab saya dan mengamati juga bagian yang dilakukan teman-teman yang lain termasuk kinerja pimpinan organizer dengan maksud ingin belajar mendalami bisnis event organizer ini. 

Panggung acara musik

Pada postingan kali ini saya akan menjelaskan beberapa bagian penting serta fungsi tiap bagian tersebut dalam membangun sebuah event musik. Semoga bacaan ini juga bisa memberi inspirasi bagi anda untuk sekedar mengadakan event atau acara kecil terlebih dahulu, barangkali diantara teman sekalian ada yang berniat ingin mejalankan bisnis dibidang event organizer.  

Dalam sebuah event musik besar, harus ada beberapa pihak yang turut ikut andil dalam pelaksanaan event tersebut. pada umumnya disebut penyelenggara, pelaksana, sponsor, dan artis/pengisi acara dan penonton. dibawah ini akan saya jelaskan struktur yang ada pada umumnya dalam sebuah pengadaan suatu event musik.

1. Pihak Penyelenggara Event

Adalah pihak yang menggagaskan agar digelarnya event musik. penyelengara pada umumnya adalah Event organizer, tapi adakalanya penyelenggara itu bukan EO (Event organizer) melainkan management si artis besar. contohnya Group band Gun's & roses mengeluarkan album dan ingin segera melakukan tour 20 negara. nah mereka akan menggandeng sponsor, kerap kali pihak management yang memegang kendali penuh atas berjalannya setiap event dalam tour nya.

Namun bisa saja sebaliknya. sebagai contoh di negara kita, sebuah produk (sponsor) ingin mempromosikan secara besar2an produk terbarunya dengan cara mengadakan event musik. mereka kemudian menggandeng Beberapa EO dan beberapa group band papan atas indonesia untuk tampil pada setiap titik kota. disini Pihak sponsorlah yang disebut sebagai penyelenggara. namun isisi lain adakalanya penyelenggara atau pemilik event adalah pihak EO itu sendiri.

Istilah sekarang menyebutnya dengan "MUSIC PROMOTOR". Pihak EO akan mengajukan kerjasama dengan sponsor tergantung surat perjanjian yang telah disepakati kedua belah pihak. hasil dari kesepakatan bisa saja sponsor memberikan dana dan pihak EO akan mempromosikan produk sponsor sebagai timbal balik (barter promo), atau bisa saja sponsor hanya sebagai pemberi dana untuk semua hadiah bila seandainya itu adalah event festival (kompetisi) musik. masih banyak tata cara kerjasama antara EO dan sponsor tergantung kreatifitas mereka masing - masing.

2. Pihak Pelaksana Event

Dalam Suatu event pelaksanaan pada umumnya dilakukan oleh EventOrganizer. kita pasti sudah tidak asing lagi mendengar istilah EO. bila acara ada yang salah atau ada rasa tidak senang dari penonton atau bahkan artis dikarenakan karena, misalnya Sarana  yang kurang mendukung, maka yang biasanya mendapat gunjingan dan kritikan adalah pihak EO, karena merekalah yang memang mengkordinir dan mengadakan segala sesuatu untuk event.

Karena memang bila seandainya ada EO dari pusat (Jakarta) ingin mengadakan event diluar kota yang notabene agak jauh, mereka biasanya akan menyewa jasa EO Lokal, istilahnya sebagai kaki tangan si EO pusat. gak mungkin si EO pusat bolak balik tiap hari untuk memantau setiap hari proses pelaksanaan event di luar kota yang sudah di percayakan oleh klien dari pusat. Dia (EO) tetap harus menyewa jasa EO lokal.

3. Pihak Sponsor Event

Bisa dikatakan nafas suatu event musik besar adalah sponsor. tanpa sponsor maka dipastikan suatu event akan defisit dana. pada umumnya di indonesia, event musik dibantu secara pendaaan dari sponsor, atau bisa jadi sponsor hanya membantu pengadaan hadiah, bisa jadi juga pengadaan alat musik atau panggung. sesuai kesepakatan pihak penyelenggara.

Namun bisa jadi ada promotor atau EO yang nekat mengadakan event tanpa bantuan dana dari manapun, artinya menggunakan dana sendiri, yang mana mereka sudah yakin dengan pemasukan dari penjualan tiket, namun ini dangat jarang terjadi. terkecuali pihak EO tersebut memang udah berlimpah uang, sehingga tidak terlalu memikirkan bagaimana nantinya penghasilan, untung kah...rugi kah..? sepertinya memang tidak ada yang senekat itu walau promotor besar sekalipun.

4. Artis / Pengisi acara Event

Tidak ada artis/pengisi  itu namanya bukan event musik. biasanya pihak pelaksana event sudah menghubungi artis paling lama 2 bulan sebelum hari diselenggarakannya event musik. ini belum termasuk deal atau sudah deal, proses deal bisa memakan waktu satu atau dua minggu. belum lagi bila ternyata artis yang diinginkan memang sudah punya jadwal manggung di tempat lain bersamaan saat tanggal pelaksanaan event musik. semua proses bisa memakan waktu hampir 3 minggu untuk bisa memastikan artis mana yang akan mengisi acara event musik tersebut.

Setelah artis sudah deal booking, maka masih ada sisa 1 bulan lagi untuk EO mempromosikan event tersebut melalui spanduk, baliho, brosur, iklan radio, dll. ini sangat dirasa cukup, 1 bulan menuju event. tapi adakalanya dibeberapa event musik lainnya 2 bulan sebelum event, artinya mereka telah sibuk kontak sana sini artis 3 bulan sebelum acara event. bila ada event yang melaksanakan promosi  event, dua minggu sebelum acara berlangsung, maka dijamin event tersebut akan sepi pengunjung, dan akhirnya timbul adalah kerugian.

5. Pihak Penonton

Semua udah pasti setuju, yang yang sangat penting dalam event musik adalah penonton, tanpa penonton, maka event musik itu akan mendapat malu yang besar sekali. susah2 bikin sarana event, eh penonton gak ada. ya gak mungkin juga sih ga ada yang nonton, pasti adalah. cuman ya bila penonton sedikit juga kan miris juga.

Pihak penyelenggara yang baik adalah yang sudah jauh hari memprediksi penonton yang akan datang, dan prediksinya akurat 80- 90 % atau bahkan 100%. jangan diprediksi penonton bakal 3000 an orang yang datang, sehingga lapangan yang dipilih agak kurang luas. ehh ternyata yang datang malah 5000 orang kan bisa kacau atau malah sebaliknya, diprediksi bakal 7000 orang yang menonton, sehingga di sewa lapangan luas dan sarana yang super mantap dan polisi pengaman disediakan 100 orang. eh gak taunya penonton yang datang 500 orang.

Jangan sampai terjadi hal seperti itu. biasanya mendatangkan artis yang fans nya banyak akan mendulang jumlah penonton yang banyak. apalagi kalau masing - masing personil update schedul nya di twitter, instagram, facebook, dll . dan  menjadi ringanlah beban promosi si Event organizer.

Nah selanjutnya bagaimana proses awal untuk mengadakan atau melaksanakan sebuah event musik besar? tentu gak gampang. Butuh tenaga, pikirian, perasaan, pengabdian, kepatriotan, ahh banyak deh pokonya, Bila memang itu EO yang benar-benar profesional. Semoga artikel ini dapat memberi sedikit referensi bagi kalian yang ingin belajar tentang Event Organizer.

Menulis hasil pengalaman sendiri dan pengalaman orang lain, sehingga memberikan pengetahuan yang mungkin bermanfaat untuk orang banyak. Yang pasti, No Hoax . . !!

Artikel Terkait

Setiap komentar yang masuk akan di publish beberapa saat kemudian. Komentar yang menyertakan Link aktif, hoax, pornografi dan kriminal akan kami hapus.